Dove finiscono i tuoi margini? Scopri cosa misurare in agenzia per guadagnare

Se gestisci un’agenzia di comunicazione, probabilmente ti sei chiesto più volte: “Cosa devo misurare per aumentare i guadagni?”. E magari hai pensato: “Il numero di progetti completati” o “Il numero di clienti acquisiti”. Ma la realtà è un’altra, non devi misurare i progetti, non devi nemmeno misurare quanti siti vendi. La chiave è una sola: il tempo.

Il tempo è una materia prima deperibile: se non vendi le ore dei tuoi collaboratori oggi non è che le surgeli e le vendi domani, o le metti in magazzino, sono perse. 

Insomma il tempo è la tua risorsa più preziosa. Ogni ora è denaro, ma solo se sai come tracciarla, valorizzarla e monetizzarla. Senza un controllo del tempo, stai praticamente  buttando soldi dalla finestra, anche se non te ne rendi conto.

Il caos di chi non misura il tempo

Immagina una scena familiare: il tuo team sta lavorando a mille progetti contemporaneamente. I clienti chiamano continuamente per aggiustamenti e modifiche. Tu sei impegnato tra riunioni, briefing e gestione dell’operatività quotidiana. A fine mese, finalmente ti siedi per analizzare i numeri… e ti rendi conto che, nonostante tutto il lavoro, l’utile è esiguo.

Dove sono finiti i guadagni? Perché hai la sensazione di lavorare sempre di più per ottenere sempre meno? Il problema è che non hai un quadro chiaro di dove vanno a finire le ore. E senza questa consapevolezza, il margine si dissolve in attività non fatturabili, rework infinito e inefficienze operative.

Individuare cosa misurare per guadagnare di più

Per uscire da questo schema, devi cambiare mentalità. Non puoi affidarti solo a metriche superficiali come il fatturato totale o il numero di clienti gestiti. Serve un approccio più mirato, basato sul controllo del tempo. Ecco cosa devi misurare:

1. Le ore fatturabili

Le famigerate “billable hours”: quante delle ore lavorate sono effettivamente vendute ai clienti? Se la percentuale di ore fatturabili sul totale è troppo bassa, hai un problema.

2. La redditività delle ore

Quanto vale ogni ora venduta in media? Il prezzo medio delle tue ore è sufficiente a coprire i costi e generare profitto?

3. La saturazione del tempo

Quante ore lavorabili vengono effettivamente utilizzate per lavori fatturabili? Se il tuo team è sottoutilizzato, stai sprecando potenziale.

 

4. La natura delle ore lavorate

Ogni ora deve essere classificata: è stata dedicata a un cliente? È stata usata per produzione, rework, briefing o errori?

Implementare un sistema di Time Tracking

Passiamo all’azione: per misurare e valorizzare il tempo nella tua agenzia, devi adottare un sistema di Time Tracking efficace. Questo non significa appesantire i collaboratori con fogli Excel infiniti o moduli complessi, ma dotarsi di strumenti pratici e intuitivi come Harvest o Clockify. Ecco come procedere:

Adotta un approccio realistico

Parti da un dato di fatto: nessuno lavora 8 ore produttive al giorno. Tra pause, riunioni e distrazioni, una giornata lavorativa realistica conta 5-6 ore effettive. Usa questo dato per calcolare il “monte ore” annuo del tuo team. Ad esempio:

• Giorni lavorativi annui: 230.
• Ore produttive giornaliere: 5-6.
• Ore lavorabili annue per persona: circa 1.150.

Questo è il tuo potenziale di ore vendibili (non scoraggiarti la prima volta che lo calcoli, spesso capita di trovare solo 5 billable hours al giorno per chi é nuovo al time tracking).

Riduci i lavori non fatturabili e aumenta l’efficienza 

Elimina tutte le attività che non generano valore diretto. Ad esempio:

• Social media interni e sito dell’agenzia: delega a un freelance per 25-30 euro l’ora e dedica il tuo team a lavori che puoi vendere a 75 euro l’ora.
• Riunioni inutili: organizza solo quelle necessarie, con un ordine del giorno chiaro, datti un budget-tempo per ogni riunione.
• Rework evitabile: investi in briefing migliori per ridurre le revisioni e gli errori.

Aumenta i prezzi

Analizzando i dati, scoprirai che il prezzo medio delle ore vendute è spesso più basso di quanto pensi. Questo avviene perché nelle commesse non hai preso in considerazione tutto quello che serve a far funzionare il progetto. Ad esempio, potresti credere di vendere a 75 euro, ma tra acquisizione del cliente, rework e magari project management, il prezzo effettivo scende sotto i 50 euro. Alzare i prezzi spesso non è solo giusto: è indispensabile per la sostenibilità del tuo business.

Classifica le ore

Questa è un’attività molto sofisticata, non necessaria in una prima fase, ma sul lungo periodo sarà davvero utile per capire come “funziona” la tua agenzia. Ogni ora lavorata deve essere classificata in una delle seguenti categorie (ma puoi anche costruire le tue personali):

• Brief: ore dedicate alla condivisione delle informazioni 
• Work: ore dedicate alla produzione vera e propria
• Rework: modifiche richieste dal cliente.
• Errori: tempo perso per errori del team.
• Attività interne / non billable: lavori per l’agenzia stessa, riunioni generali, formazione etc.

Quanto stai lasciando sul tavolo?

Hai mai riflettuto su quanto denaro stai potenzialmente perdendo ogni anno? In un’agenzia di comunicazione, il problema non è solo quanto guadagni, ma quanto potresti guadagnare se il tuo tempo fosse tracciato e valorizzato correttamente. Vediamo come fare questo calcolo e identificare dove si nascondono le inefficienze.

 

Il calcolo del potenziale

Calcolare il potenziale economico della tua agenzia è il primo passo per renderti conto del gap tra ciò che potresti guadagnare e ciò che effettivamente incassi. Ecco una formula semplice:

1.Calcola il numero di collaboratori operativi e conta solo chi lavora su attività direttamente fatturabili ai clienti. Se sei impegnato anche tu in produzione aggiungi una frazione (ad esempio un terzo del tuo tempo, quindi 0,33).

Esempio:

235.000 euro / 4,33 collaboratori = 54.272 euro

2. Confrontalo con il valore ottimale raggiungibile valutando 230 giorni lavorativi per anno, le ore produttive per giorno, la vendita dell’ora media.

Esempio:

fatturato max ideale: 230 giorni * 5 h * 75 euro = 86.250 euro

86.250 euro – 54.272 euro = 31.978 euro di minor guadagno per operativo/anno.

3. Ora moltiplica quest’ultimo valore per il numero dei collaboratori, così da ottenere il fatturato perso:

4,33 collaboratori * 31.978 euro = 138.464 euro totali di fatturato non ottenuto

Dove sono andati questi soldi?

La risposta è quasi sempre la stessa: si sono persi nelle inefficienze operative. Tra le cause più comuni troviamo:

1. Ore non fatturabili (riunioni, lavori interni, tempi morti).
   
   
2. Prezzi delle ore sotto-stimati, che non coprono il reale costo delle attività.
   
   
3. Rework e briefing poco chiari, che aumentano i costi non preventivati.
   
   
4. Collaboratori sotto-utilizzati Anche un team competente può diventare una fonte di perdita se non viene organizzato in modo efficace.

Come recuperare ciò che stai lasciando sul tavolo?

Identificare le perdite è il primo passo, ma il vero cambiamento avviene quando adotti strategie per recuperarle. Ecco alcune idee pratiche:

1. Traccia ogni ora:

se non stai monitorando come il tuo team utilizza il tempo, stai perdendo opportunità preziose per ottimizzare i processi. Utilizza strumenti di Time Tracking per identificare:

• Quante ore sono effettivamente fatturabili.
• Quanto tempo viene speso in riunioni o lavori interni.

2. Esternalizza i lavori non strategici:

non ha senso dedicare le risorse interne a compiti che possono essere affidati a freelance o collaboratori esterni. Ad esempio:

• Gestione dei social media dell’agenzia.
• Lavori di supporto tecnico o di design di base.

3. Alza i prezzi:

un aumento del prezzo medio delle ore può fare una differenza enorme. Anche se perdi qualche cliente, l’aumento dei margini compenserà abbondantemente.

4. Riduci il rework:

investi nella qualità del briefing iniziale e nel controllo qualità (che inizialmente ti sembrerà un costo)  per evitare di dover rifare il lavoro. Prepara un questionario standard per i clienti, includendo domande sui loro obiettivi, il target e le aspettative. Questo ti aiuterà a partire con una visione chiara e a ridurre il tempo sprecato in modifiche.

5. Ottimizza la saturazione del tempo:

se i tuoi collaboratori non raggiungono il pieno potenziale delle ore produttive, cerca di colmare i tempi morti con:

• Progetti interni che possono generare valore futuro.
• Formazione per migliorare le competenze del team.
• Ottimizzazione dei processi per aumentare l’efficienza.

 

Esempi concreti per recuperare le perdite e guadagnare di più

Consideriamo che, mediamente, in un’agenzia si lavorano 5 ore al giorno di produzione effettiva; con 230 giorni lavorativi annui venduti a 45 euro l’ora, si ottengono 51.750 euro di ricavi procapite.

Dove si nascondono le perdite e come puoi recuperarle?  

Vediamolo nel dettaglio, tenendo sempre a mente che

Produttività * Redditività = GUADAGNO:

1. Aumentando il numero delle ore effettivamente lavorate:

passando da 5 a 6 ore al giorno lavorate per collaboratore si aumenta la produttività del 20%.

2. Esternalizzando lavori non strategici:

un freelance junior esterno può costarti 25 euro l’ora. Vendendo ore dei tuoi collaboratori interni a 75 euro, puoi notare 50 euro/h di differenza tra il costo della risorsa esterna e quella interna. Se ci metti 50 ore per rifare il sito della tua agenzia e affidi il lavoro ad un freelance, invece che ad un collaboratore interno, guadagni 2500 euro.

3. Alzando il prezzo medio delle ore:

portando il prezzo medio da 45 euro a 55 euro, si aumentano i ricavi del 22%.

4. Riducendo le ore non fatturabili:

se il tuo team lavora complessivamente 4.980 ore all’anno (4,33 collaboratori x 1.150 ore), ridurre le ore non fatturabili del 10% significa recuperare 498 ore. Al prezzo medio di 55 euro l’ora, questo equivale a 27.390 euro di ricavi aggiuntivi.

5. Gestendo i progetti a bassa redditività:

può capitare, anche sotto lo stesso cliente, di avere un paio di progetti a 27 euro l’ora, altri a 85/90 e la media a 43-45 euro l’ora. Se si trova il modo di gestire i progetti a bassa redditività, la redditività media del cliente aumenta radicalmente. Considera che potresti anche perdere fatturato, ma farai più utili.

Questi accorgimenti ti permetterebbero di superare le perdite attuali, aumentare l’utile e avvicinarti al potenziale massimo della tua agenzia, ottimizzando il tempo e valorizzando ogni ora lavorata.

 

Ogni ora vale

 

Ogni ora non fatturata, ogni rework e ogni cliente che non rispetta i tuoi processi rappresenta una perdita economica. Ma la buona notizia è che, con il giusto approccio, puoi recuperare gran parte di ciò che stai lasciando sul tavolo.

Attraverso il time tracking, ogni agenzia può definire aree di miglioramento, limitando i rework e ottimizzando l’efficacia delle attività svolte. 

L’approccio migliore è pensare ad un punto zero e poi migliorare costantemente: in tanti mi chiedono quale sia la redditività oraria ideale di un’agenzia, la risposta è “meglio dello scorso anno”. Insomma raccogli i dati analiticamente e senza giudizio e crea una strategia di miglioramento continuo.

I vantaggi sono molteplici: dall’ottimizzazione del personale alla riduzione dei costi inutili, fino all’aumento della produttività e della redditività effettiva.

Scopri il nostro esercizio sulla redditività: guarda il video e inizia a ottimizzare la tua agenzia oggi stesso.