Time tracking: alla ricerca del tempo perduto

Hai mai provato a calcolare esattamente quanto valgono le tue ore e quelle dei tuoi collaboratori? 

No, non in termini di prezzi di mercato o stime generiche. Intendo capire quanto costa ogni ora che dedicate ai progetti dei clienti. Spoiler: se non lo fai, rischi di bruciare soldi senza accorgertene. 

Non ti preoccupare, questo articolo non è un eloquio filosofico sul valore del tempo interiore e del tempo esteriore, ma una guida concreta per il time tracking, ovvero quel controllo di gestione che ci salva da piccoli e grandi disastri finanziari.

 

Per molte agenzie, il controllo delle ore lavorate non è solo una pratica utile, ma una necessità. Il tempo è una risorsa preziosa e anche per un’agenzia creativa vale la regola d’oro del metodo scientifico: “Non puoi migliorare ciò che non misuri.” Con il time tracking puoi trasformare la tua agenzia, risparmiarti il mal di testa del “dove sono finiti i soldi?” e permetterti di vendere il  tempo di lavoro al suo reale valore.

Indagare la quinta dimensione: il prezzo del tempo in agenzia

Pensa a una giornata tipica di lavoro: tra riunioni improvvisate, email che interrompono il flusso di lavoro e mille altre piccole attività, il tempo scivola via. Ti è mai capitato di guardare l’orologio e renderti conto che metà giornata è passata senza che tu e il tuo team abbiate realmente prodotto qualcosa di utile? In questo contesto, il controllo di gestione diventa un salvagente. Non serve a controllare ogni secondo, ma a dare una visione realistica del tempo che dedicate alle diverse attività.

Parliamoci chiaro: ogni ora in agenzia ha un costo, e anche se siamo creativi, questo non è un dato che possiamo ignorare. Ti ricordi quanto hai impiegato per creare quel preventivo ‘a naso’ per il cliente che sembrava così poco impegnativo, che però poi ha iniziato a chiedere extra su extra? Ecco, senza un monitoraggio preciso del tempo, quel ‘naso’ si trasforma in un buco nero finanziario.

La prima domanda da porti è: quanto valgono realmente le ore del tuo team? E non intendo una stima generale, ma un calcolo basato su dati concreti. Senza il time tracking perdi di vista il valore del lavoro, finendo magari per vendere le tue ore e quelle dei collaboratori ad un prezzo decisamente inferiore al loro reale valore. Il time tracking ti aiuta a mettere nero su bianco quanto ti costa ogni attività e ti permette di avere le basi per valutare davvero se un cliente o un progetto è profittevole.

Ad esempio, molte agenzie scoprono con sorpresa che passano più tempo in riunioni e revisioni che nella vera e propria produzione creativa. Senza un sistema che tracci queste attività, non saprai mai quanto costano davvero le continue modifiche richieste dal cliente. Con il time tracking, puoi per esempio mettere dei limiti e dire “sì, però ad un prezzo extra”, o stabilire un contratto che includa un numero specifico di revisioni. E se il cliente obietta, puoi sempre mostrargli i dati: non è fare i conti della serva, è valorizzare il tuo lavoro.

Inoltre potrai finalmente ottimizzare i processi e, soprattutto, fare scelte consapevoli su quali attività o clienti davvero meritano il tuo tempo e il tuo impegno. 

La sfida? Implementare il time tracking in modo pratico e farlo diventare parte della cultura dell’agenzia, senza trasformarlo in una prigione di cronometri.

Come mettere in pratica il time tracking

Ora che hai compreso il valore del time tracking, vediamo come implementarlo in modo pratico, senza complicarti la vita e senza portare il tuo team all’esaurimento: 

1) Definisci le tue attività principali

Inizia analizzando la tua situazione attuale: quanto tempo il tuo team dedica, realmente, a ciascun progetto? Prendi nota delle vostre attività principali (creazione contenuti, riunioni, revisioni, email, ecc.) e prova a stimare quanto tempo spendete su ciascuna. Questa panoramica ti darà un punto di partenza per il time tracking.

 

 2) Scelta dello strumento di time tracking

Ora è il momento di scegliere lo strumento. Ci sono diverse opzioni, come Harvest, Clockify e Toggl, che offrono funzioni base per il monitoraggio del tempo. Se sei nuovo al time tracking, Clockify è gratuito e semplice da usare. Harvest, invece, è ottimo per agenzie strutturate che necessitano di report dettagliati. Scegli il software che meglio si adatta alla tua struttura e inizia a tracciare solo le attività principali per iniziare.

 

3) Implementazione pratica 

Considera che i due indicatori da tenere sempre in considerazione sono:

• Produttività: quante ore in media su base periodica, diciamo al giorno, lavora un tuo collaboratore? Perché è raro che in un ambiente non controllato le ore produttive reali giornaliere siano più di 5,5 o 6.
• Redditività: a quanto vendo le ore dei miei collaboratori?

Al contempo, le funzioni che vanno monitorate sono:

• Collaboratore: verifica se produttività e redditività variano nel tempo, in funzione del momento o dei progetti/clienti su cui metti la persona. Scoprirai che non tutte le giornate sono uguali e se un collaboratore attraversa un periodo di bassa performance, deve capire perché e aiutarlo a migliorare.
• Servizio/area dell’azienda: verifica se tutte le tipologie di servizio hanno la corretta redditività e se puoi spostarti verso quelle più elevate. Ad esempio potresti scoprire che l’area della grafica tradizionale ti fa quasi perdere denaro mentre l’area digital è quella che tiene in piedi l’azienda. O il contrario.
• Cliente: spesso i clienti più grossi sono quelli che fanno guadagnare meno. Inoltre, se la redditività di un cliente cala nel tempo, significa che c’è qualche criticità organizzativa dietro, quindi va monitorata e comparata con lo storico.
• Progetto: con lo stesso cliente, alcuni progetti potrebbero avere redditività differenti. Capita ovviamente quando i “referenti umani” sotto la stessa Partita IVA sono diversi.

Nel momento in cui hai tracciato produttività e redditività per ogni collaboratore, associandole a ogni progetto, area aziendale e cliente, capisci dove e come migliorare. Perché se non hai un controllo maniacale del lavoro, magari un logo da 2k euro ti fa guadagnare mentre un sito da 15k euro ti fa perdere soldi, ma tu vedi il fatturato e non le redditività orarie.

Per andare nella pratica, un collaboratore poco performante, disorganizzato o a cui passi clienti del cavolo potrebbe produrti 5 ore di ore vendibili al giorno, a 25 euro l’ora, che a fine anno fanno 28.750 euro. Un collaboratore a cui organizzi bene il lavoro, o molto autonomo, con i clienti giusti può arrivare a 7 euro al giorno per 85 euro l’ora, per un totale di 136.850 euro fatturate a fine anno. Hai visto la magia di questa cosa?

Un ulteriore livello di complessità, che non è necessario applicare in una piccola azienda, ma diventa importante con la crescita, è che il costo-tempo di un direttore creativo non è quello di uno stagista, anche se normalmente lo stagista è meno efficiente di un creativo.

Quindi nel tempo dovresti differenziare i costi-ora, sia verso il cliente (meglio se in funzione del valore che stai generando), sia per calcolare il tuo utile sulla singola ora lavorata.

Se poi trasformi le attività lavorate al back-office in consulenza frontale e vendi sessioni di almeno mezza giornata, riduci ulteriormente la dispersione e aumenti le performance delle tue persone.

 

4) Coinvolgimento del team

Una volta scelto lo strumento e le variabili da monitorare, inizia a coinvolgere il tuo team. Spiega che il time tracking non è un sistema di controllo, ma uno strumento per migliorare l’efficienza e la redditività dei progetti. Per evitare resistenze, stabilisci regole chiare e realistiche: traccia solo le attività principali, e se un compito dura meno di dieci minuti, non è necessario monitorarlo.

Incoraggia il team a inserire i tempi giornalmente e a categorizzare ogni attività in modo chiaro. Puoi fare un test iniziale di due settimane, per vedere come funziona e aggiustare le categorie in base alle esigenze effettive.

 

5) Uso dei dati per decisioni informate

Dopo qualche settimana di monitoraggio, avrai una mappa precisa del tempo impiegato su ogni attività e progetto e potrai usare i dati per fare scelte mirate. Nota le aree che richiedono più tempo e verifica se corrispondono al valore del progetto. Questo ti permette di valutare i clienti in base al tempo effettivo richiesto e di capire quali attività sono profittevoli e quali no. Per esempio, puoi scoprire che il cliente X ti fa impazzire con richieste continue e revisioni infinite, rendendo il progetto più oneroso di quanto valga effettivamente. Avere i dati ti consente di andare da quel cliente e dire, con un sorriso, “ci servono nuove condizioni o un aumento di budget”. In questo modo, fai capire che il valore del lavoro va rispettato, senza dover entrare in discussioni teoriche: hai i numeri dalla tua parte.

 

6) Regole di lavoro chiare per le riunioni e le attività extra

Con il time tracking, scoprirai che alcune attività – come le riunioni, per fare un esempio comune – consumano più tempo di quanto immaginassi. Stabilire regole chiare sulle riunioni può fare una grande differenza: limitane la durata, stabilisci un’agenda chiara e, quando possibile, evita riunioni inutili. Se una riunione settimanale di un’ora con tutto il team costa troppo in termini di produttività, considera di ridurla o trasformarla in un aggiornamento rapido.

 

7) Stabilire parametri di successo e obiettivi di miglioramento

Per massimizzare l’efficacia del time tracking, imposta degli obiettivi: puoi identificare le aree in cui è necessario migliorare l’efficienza o ridurre le attività che non portano valore. Per esempio, cerca di ridurre del 20% il tempo dedicato alle revisioni, o di aumentare la produttività nelle riunioni settimanali. Ogni mese, analizza i risultati per verificare se le modifiche apportate portano a un reale miglioramento della redditività.

Inoltre, con una gestione più consapevole del tempo, puoi investire le tue energie su clienti e progetti che realmente meritano. Il risultato? Un’agenzia più redditizia e, finalmente, un controllo concreto sui costi.

 

La soddisfazione del team: un beneficio inaspettato

Il time tracking, se presentato correttamente, può migliorare anche il clima all’interno dell’agenzia. Se il team capisce che non si tratta di un sistema di controllo, bensì di uno strumento per ottimizzare il lavoro, diventa più motivato a utilizzarlo. Anzi, spesso il team scopre che può organizzare meglio le proprie attività e avere più tempo per concentrarsi sulle attività creative.

Quando il time tracking diventa parte della cultura aziendale, tutti ne beneficiano. In un ambiente di lavoro più organizzato, ogni membro del team è consapevole del proprio contributo e del proprio valore, e questo porta a una maggiore soddisfazione e ad un clima più sereno.

Dare più valore al tempo per elevare il valore dell’agenzia

Gestire il tempo è una questione di strategia. Se riesci a monitorare e ottimizzare l’impiego delle ore, puoi offrire ai clienti una maggiore trasparenza sui costi e sulle tempistiche dei progetti. Questo non solo aumenta la fiducia e il rispetto dei clienti, ma ti permette di differenziarti sul mercato. In un settore competitivo come quello della comunicazione, avere un sistema efficace di time tracking diventa un vero e proprio vantaggio competitivo.

 

In conclusione, il time tracking non è solo un modo per tenere d’occhio le ore; è uno strumento essenziale per migliorare la gestione e la redditività. Saper quantificare il tempo ed utilizzarlo per prendere decisioni informate ti permette di valorizzare ogni minuto e di costruire un business sostenibile ed orientato al successo.

 

Alla fine, la vera lezione è che il tempo ha un valore concreto, e il time tracking ti aiuta a metterlo in evidenza. Quindi, la prossima volta che ti trovi a fare i conti su un progetto, chiediti: quanto valgono davvero le tue ore? Con il time tracking, la risposta sarà finalmente chiara ed i tuoi conti – così come la tua agenzia – te ne saranno grati.

 

Esiste una vita dopo il Time Tracking?

In realtà, il time tracking è un metodo di controllo delle redditività, ma anche una fase della crescita della consapevolezza dell’agenzia. Una volta che funziona, che hai sotto controllo numeri, produttività redditività, utili sull’ora lavorata, dovrai andare a lavorare sulla Vendita a Valore. Ma questo sarà argomento per un altro post.