Organizzazione interna nell’agenzia di comunicazione

Oggi voglio parlarti delle cose che ho imparato -sulla mia pelle- sull’organizzazione dell’agenzia… se penso che anni fa facevo queste fesserie mi vengono i brividi!

Project management

Il project management è una delle funzioni meno considerate nelle piccole agenzie, di solito visto come un costo e gestito -spesso a cazzo- personalmente dal titolare, che in realtà si trasforma in un collo di bottiglia invece che generare valore. Bene se passa in mano ad un account, ancor meglio se se ne occupa una figura specifica, con l’attenzione di metterla in conto ai clienti.

Formazione delle persone

In qualunque agenzia -in particolare in quelle piccole-, le persone sono al centro di tutto, praticamente il motore vero dell’impresa. Se loro crescono, cresci anche tu, se loro stanno al palo, tu va a fondo. E le soft skills sono più importanti delle competenze tecniche. Quanto aiuti i tuoi collaboratori a crescere?

Delega

Poco sopra ti parlavo di valore: tu dove generi valore? A scrivere qualche riga di codice, impostare una campagna o disegnando un logo perché “i miei non sono bravi come me”? Primo, se i tuoi sono tanto meno bravi di te preoccupati, secondo se rimani concentrato su attività dove non porti valore, sei quello che fa da tappo allo sviluppo della tua azienda e non lamentarti se non cresci. La delega inizia dalla testa, dall’accettare che chi farà il tuo lavoro merita la tua fiducia e magari non farà le cose come le faresti tu (magari meglio), così il lavoro si sblocca e potrai dedicarti alle funzioni che danno vero valore alla tua impresa: relazioni, strategia, formazione.

Gestione del tempo

La risorsa deperibile in assoluto: se questa sera non hai venduto la tua giornata, non è che domani ne vendi due. E se per un mese non vendi le giornate di un tuo grafico, non è che a fine mese ne vendi trenta tutte assieme come fossero pezzi di ricambio che aspettano in un magazzino. Impara a gestire il tempo, che è la tua risorsa più preziosa, mille volte più del denaro.

Produttività e KPI

Quanto ci mettete in agenzia a realizzare un sito? Qual è il tuo collaboratore più produttivo? Quali sono le aree dove guadagni e dove margini poco, o perdi? Se conosci i tuoi numeri, sai come sta andando la tua azienda. Quali numeri devi guardare? E attento ai numeri “finti”, quelli che raccogli facilmente, che riconfermano quello che pensi e non ti danno nessuna indicazione reale su come stai andando e su come migliorare. 

Organigramma

Altro elemento poco considerato nelle piccole agenzie: “ma siamo solo in cinque”… certo, infatti tutti fanno tutto e appena succede un casino non è responsabilità di nessuno. Ci metti poco a disegnarlo, devi riempire una decina di caselline, e dopo diventa tutto (un po’ più) facile.

Mansionari

Se in una multinazionale elimini un dipendente, in brevissimo tempo viene sostituito e il business continua come prima, è una cosa che ha del kafkiano. Perché, nella tua piccola agenzia, se se ne va quellochesafarequellacosasololui rischi il collasso? Perché non hai il libretto di istruzioni della tua agenzia. “Ma è complicato”, “Non facciamo mai due volte la stessa cosa”, “Nessuno li legge”, queste sono scuse, non motivazioni. E, se ci pensi bene, sono i motivi per cui non cresci. Hai una check list di come creare un sito? Hai un manuale per spiegare ad un grafico esterno come impostare i file in Indesign? No?! Ok, ora sai da dove partire.

Previsionale

“Nella mia agenzia come faccio a prevedere cosa succede tra tre mesi? Manco so cosa capita domani”. Appunto, se non sai prevedere il tuo andamento sei nei guai, anche perché evidentemente non hai contratti, non hai marketing e vendite strutturati, soprattutto non hai la coda fuori dalla porta. E, se capita qualche casino, te ne accordi troppo tardi. Fatti un bel previsionale a dodici mesi -basta un semplice foglio di calcolo-, guarda cosa succede in tre mesi e chiediti che cosa puoi farci, è un grande esercizio. 

Indicatori economici e finanziari

Fatturato e margini, liquidità, produttività oraria, fatturato procapite, markup sui servizi esterni, incidenza dei costi fissi, redditivtà della commessa, del cliente, dell’operatore e del reparto… sei un creativo e ti pare complicato, o brutto? Spero che guadagni davvero tanto, oppure impara a leggere tutti questi dati, ti aiuta a controllare la tua impresa e a crescere. 

Scalabilità e modelli di business 

Replicabilità, scalabilità, ricorsività, infoprodotti, revenues passive… se capisci di cosa parlo puoi ripensare il tuo modello di business -passando dalla vendita delle ore alla vendita di valore e delle informazioni- e arricchirti, o almeno compensare i momenti più difficili 😉

Ti ci ritrovi? Vieni a Strategie per Agenzie ORGANIZZAZIONE, il 28 febbraio a Milano, qui trovi il programma e il modulo di registrazione.