Come scegliere il gestionale per l’agenzia di comunicazione

Selezionare il gestionale corretto per un’azienda che realizza “servizi complessi” (comunicazione, marketing, sviluppo software, ingegneria…) potrebbe rivelarsi complicato, alla fine di questa email ti illustrerò alcune soluzioni, ma voglio prima fare un ragionamento con te.

Se cerchi un gestionale, stai probabilmente cercando una soluzione che risolva più problemi in un colpo solo:– gestione dei progetti 
– tracciamento del tempo
– analisi delle redditività
– gestione costi e fatturazione

La prima riflessione che voglio condividere con te è questa: sei sicuro che la soluzione ai tuoi problemi sia un software? 

Alcuni imprenditori pensano che uno strumento sia una panacea, nella loro testa con un tool e pochi clic potranno controllare vendite, numeri, gestione delle persone, amministrazione dialogo con i clienti, ma è un approccio a dir poco naïf. 

Se ancora non hai le idee perfettamente chiare su come funziona il tuo modello di business, come fai a decidere qual è lo strumento corretto per monitorarlo e gestirlo?

Nella tua azienda c’è una cultura di controllo dei costi? I collaboratori compilano e comprendono il valore del time tracking? Guardi gli indicatori di produttività e redditività ogni settimana? 

Ecco, se la risposta è no, sappi che la vita non ti cambierà perché adotti un programma piuttosto che un altro, la differenza la fa la cultura aziendale e del team.

Personalmente controllo la mia agenzia con due fogli di calcolo con all’interno pochi KPI: da una parte un previsionale generale di vendite e fatturazione, dall’altra una dashbord con il mensile di incasso, fatturato, spese e utile, ognuna di queste voci rapportata al dato dello stesso mese nell’anno precedente.

Mi bastano pochi minuti alla settimana: se ho un incremento dei valori guida sto tranquillo, se invece c’è una diminuzione vado a scoprire il perché. 

Se sul previsionale trovo un “buco” nei prossimi mesi, vado a parlare con il responsabile di ogni area coinvolta.

Semplice, no?

Se oggi non fatturo come dovrei il problema si è generato alcuni mesi fa, non ieri. Quindi prima arrivano gli alert, meglio è.

Ad esempio, se uno dei miei ragazzi ha un calo di produzione, alza la mano e avvisa il suo manager di essere scarico. O se la project manager si accorge che un cliente ci sta tirando scemi e sta consumando il budget, lo sappiamo a metà progetto, non a chiusura d’anno. 

La parte Sales&Marketing è ancora sotto la mia responsabilità, quindi se ci sono problemi in quell’area mi cazzio da solo 😉 Se siamo scarichi di nuove proposte devo uscire a fare appuntamenti, parlare con l’account, telefonare a prospect “lenti” e aumentare le azioni di marketing.

E se non riesco ad avere le informazioni che mi servono velocemente? O se sono sbagliate? Dipende dal team e dalla cultura, non da un tool.

Certo, ci ho messo anni a impostare le cose in questa maniera, anni fa brancolavo nel buio, non avevo programmazione, non avevo idea di come e perché mi capitassero certe cose (per la maggior parte casini, ovviamente) ed ero troppo lento a prendere provvedimenti.

Le cose son cambiate, ma non è stato né facile né indolore. Cultura, mia e del mio team, un mucchio di ore spese a condividere informazioni, dati e principi, periodicamente rimettendo tutto in discussione.

Cultura, come ti dicevo. Se manca quella puoi installare tutti i software che vuoi, ma mica danno le scariche elettriche alle persone che non aggiornano i dati (anche se ho amici-colleghi che lo desidererebbero).

Un piccolo trucco? Prima disegna il tuo modello di business su carta, poi magari simula su un foglio di calcolo quali informazioni ti servono per controllare velocemente la tua azienda. 

Poi fai -o commissiona- una software selection, quando hai identificato due/tre piattaforme che ti sembrano ok per funzioni e costi falle studiare e scegliere ai tuoi collaboratori: il tasso di “approvazione” della nuova piattaforma andrà alle stelle!

Detto tutto questo, che cosa vuoi che faccia per te un gestionale?

Da una parte, una soluzione all-in-one dovrebbe semplificarti la vita, dall’altra sappiamo che i software più sono specializzati più offrono funzioni e soluzioni profonde e specifiche.

Quindi magari ne “monti” alcuni assieme, visto che oggi far dialogare piattaforme separate è molto più facile di una volta e, se poi trovi una soluzione migliore per uno dei “moduli”, lo sostituisci velocemente.

Un’ultima considerazione: se hai capacità di sviluppo potresti voler creare una tua versione custom da zero, personalmente te lo sconsiglio, i costi di sviluppo e manutenzione saranno assurdi. A meno che tu non abbia un’idea geniale e lo voglia vendere sul mercato… (nel caso parliamone)

Quindi quali sono le soluzioni più usate nel nostro mondo?

ALL-IN-ONE, piattaforme dove puoi gestire praticamente tutto 

– Paprika
Piattaforma molto completa, adatta per team piuttosto ampi. Capace di gestire progetti, fatturazione e contabilità.
https://www.paprika-software.com/it

– Chronos
Software italiano, negli anni è cresciuto molto. Gestisce tutte le attività che vanno dalla vendita alla fatturazione, produzione (commesse, task, timesheet, Project Management), aspetti economico-finanziari e budgeting (obiettivi di progetto), controllo di gestione (marginalità di Business Unit, forecast, cashflow).
https://www.chronosweb.net/

– Wethod
Piattaforma italiana estremamente completa, davvero all’avanguardia.Controllo e aumento delle redditività, gestione totale e intelligente dei processi (nel senso che lo fa il sistema), autorganizzazione del lavoro dei team, eliminazione dello staff di controllo produzione, budget e forecast, sistema predittivo dei KPI e report interni “magici”.
https://www.wethod.com/

– Teamleader 
Piattaforma nata come CRM, nel tempo è diventata molto completa, pur mantenendo un’interfaccia semplice e intuitiva. Gestione vendite, progetti, team, fatturazione.
https://www.teamleadercrm.it/

Se invece hai voglia di lavorare, o hai già alcuni tool e vuoi integrarli in un sistema modulare, puoi costruirti una DASHBOARD “A MANO”Puoi usare fogli di calcolo condivisi online, Google DataStudio o simili (datastudio.google.com), o piattaforme molto cool come www.airtable.com, ottima anche per la gestione dei piani editoriali 

SINGOLI TOOL
Qui il discorso si fa davvero infinito perché potresti utilizzare tool nati in altri ambiti, o super generalisti, e montarli assieme. Le categorie principali in cui li raccolgo sono gestione del tempo, organizzazione dei progetti e fatturazione, qui alcuni dei più noti.

Time tracking
– getharvest.com 
– clockify.me (interessante perché traccia anche file e programmi aperti, riduce molto gli sbattimenti 😉)
– toggl.com

Gestione progetti / processi / project management
– monday.com
– asana.com/it
– trello.com
– wrike.com
– clickup.com 
– activecollab.com 

Fatturazione 
– fattureincloud.it 
– fattura24.com

E tu che tool gestionali utilizzi?