Gestire i costi in un’agenzia di comunicazione

Da titolare di Agenzia saprai anche tu che i costi in nel nostro business possono andare fuori controllo velocemente: qualche richiesta in più dai freelance, un bonus ai ragazzi, l’auto che costa più del previsto, le foto di stock che dimentichi di mettere in fattura al cliente, la stampante 3D per sperimentare…

Come gestire i costi nella mia agenzia? Come valutare quanto rende una determinata spesa? Come decidere se e cosa tagliare?

La prima regola per gestire i costi ricorda il principio di Heisenberg (fratello a quello del gatto di Schroedinger, per intenderci tra nerd 😉, di fatto dice che “se lo osservo, lo condiziono”.

Insomma, la cosa peggiore che può capitare nella tua agenzia è che tu non sappia quali siano i tuoi costi. Ma, appena poni attenzione a questa area, come per magia le cose migliorano, immagina poi se ci lavori attivamente.

Il costo maggiore ovviamente è rappresentato dalle persone, spesso come stipendio – e quindi un costo fisso, anche per quei collaboratori che hai in partita IVA, se sono continuativi e non legati ad un singolo progetto. In alcune agenzie si tende a gestire i collaboratori come partita IVA pensando che questo modello rappresenti un costo inferiore e “variabile”, ma se collabori con un freelance da anni con un canone mensile, devi essere bello tosto per tagliarlo dall’oggi al domani se, ad esempio, perdi il cliente su cui lavora.

Perché è importante l’attenzione ai costi fissi? Perché un’agenzia ha costi fissi spesso elevati -rappresentati dal personale- e deperibili -la giornata di oggi, quando non la vendi, è persa per sempre. Insomma, una combinazione pericolosissima.

Un’altra questione relativa alle collaborazioni IVA è che le persone si sentono mediamente meno sicure e nel caso di dimissioni posso sparire dalla sera alla mattina, cosa che può causarti un bel danno. Non cito neanche i problemi che potresti avere con l’INPS, anche se pare che sentenze recenti dicano che se i compensi erano ragionevoli e il freelance aveva sottoscritto l’accordo, non possono farti più di tanto male.

Tornando ai costi tipici di un’agenzia, come devo gestirli? Che cosa mi può salvare dalla deriva di costi fuori controllo che ad un certo punto ammazzano i miei fatturati e svuotano la cassa? Quello che mi salverà è un processo, ovviamente 😉

Ci siamo già detti che uno degli obiettivi di un business sano è la variabilizzazione dei costi fissi. Non ti dico che domattina devi segare i dipendenti e imporre la partita IVA, ma puoi ad esempio strutturare il tuo business con una buona proporzione tra aree “core” (servizi e clienti fondamentali), project manager e freelance gestiti. Insomma, se stai crescendo e hai bisogno di una nuova figura, rifletti se prendere un operativo interno (grafico, webdesigner) o un PM che gestisca altri professionisti esterni.

Se non hai mai operato una revisione dei costi, segui questo semplice processo:

• crea un foglio di calcolo con i costi in dettaglio dell’ultimo anno
• ordinali dal più grande al più piccolo
• suddividi i costi tra fissi e occasionali
• dedicati per primi a quelli fissi, continuativi e di importo più elevato, che sono quelli dove puoi ottenere il maggiore impatto di risparmio
• rifletti su come puoi tagliare, ridurre, variabilizzare quel costo
• identifica il risultato che ti porta quella voce

Per ogni voce di costo, verifica quanto rende e se è funzionale al tuo business. Se hai una persona fissa all’amministrazione solo perché tu non hai voglia di fare trenta fatture al mese, hai un costo inutile in casa. Impara ad associare il ritorno di investimento (ROI) ad ogni singola voce: il ROI può essere in denaro, in efficientamento o in tempo tuo guadagnato, l’importante è che ogni tua voce di spesa abbia un motivo di esistere.

Ad esempio, se vai in giro con un’auto che ti costa mille euro al mese di leasing perché “fa figo con i clienti”, prova ad andare dai clienti in bici o in car sharing e dimmi se ne perdi qualcuno… sto scherzando, ma non troppo: l’ho fatto anche io l’errore di comprarmi un’auto che non potevo permettermi anni fa.

IL PROCESSO
Verifica periodica delle utenze: telefonia, energia etc sono commodity ma periodicamente gli operatori ci provano, tu lavora contro di loro e verifica se ci sono offerte migliorative di concorrenti, o se ti stanno fregando dei soldi. Spesso basta una telefonata all’anno al tuo referente dicendo “mi hanno proposto di passare a…” che neanche finita la frase ti ritrovi dentro una bella promozione per clienti fidelizzati.

La stessa cosa vale per il portafoglio dei tuoi collaboratori esterni. Personalmente non sopporto quelli che trattano con lo stampatore bravo per limargli due euro a ogni commessa, tante volte basta avere un fornitore per i lavori fighi/ad alto valore e un per i lavori da battaglia e sei a posto con la coscienza e con il portafoglio. Però monitora le offerte, ci può stare un errore o un tentativo di recuperare qualche euro perché il lavoro precedente è stato un pacco, è umano e va compreso e gestito.

Una cosa che puoi fare per migliorare il ritorno sui tuoi costi è trovare il modo di premiare chi migliora le performance. Ad esempio, potresti dare un premio al project manager per migliorare le redditività di un processo, o ancora dare un “gettone” alla persona dell’amministrazione che ti porta a termine un recupero crediti che davi per impossibile. Premiare le persone è un gran metodo per migliorare l’efficienza, ovviamente verificando di non creare situazioni di conflitto di interesse.

Insomma, crea un processo per controllare periodicamente -in funzione della velocità del tuo business- che cosa puoi tagliare, rinegoziare o sostituire. Se da una parte la qualità dell’energia elettrica o della telefonia non dovrebbe variare cambiando fornitore, negoziare duramente con un fornitore strategico che ti eroga servizi complessi rischia di farti perdere in qualità e dedizione.

Con quale frequenza devo fare questo lavoro? Dipende dalla “velocità” e dalla struttura del tuo business. Se fatturi cinque milioni e hai una struttura basata su project manager devi avere un cost controller fisso, se fatturi 100mila euro l’anno e hai trenta fatture di spesa ovviamente basta guardare i costi una volta ogni sei mesi, un paio di ore di lavoro.